Hướng dẫn archive dữ liệu email trên Outlook

Mục đích của việc archive email để giảm bớt dung lượng lưu trữ email trên server hoặc backup dữ liệu của một email nào đó trước khi xóa email đó, archive là di chuyển (cut) nội dung email thành một file .pst. Nếu muốn xem lại nội dung thì phải import file .pst đó vào outlook, ở đây mình dùng G Suite khi archive dữ liệu trên outlook rồi nhưng dung lượng mail vẫn không giảm bạn phải login bằng web mail vào phần More >> All Mail để xóa những mail đã archive.

1. Trước tiên chúng ta phải đăng nhập email account cần archive trên Outlook.

2. Tạo data file để lưu trữ archive.

Vào File

Chọn Account Settings >> Account Settings...

Chọn tab Data Files >> Add...

Đặt tên cho data file, file này chúng ta sẽ cất giữ cẩn thận khi nào muốn xem dữ liệu thì lấy file này import vào outlook.

Chúng ta thấy data file chúng ta vừa tạo đã được thêm vào outlook nhưng nó chưa có dữ liệu gì cả.

3. Tiến hành archive dữ liệu vào data file đã tạo.

Vào File

Chọn Cleanup Tools

Chọn Archive...

Phần Archive this folder and all subfolders: chúng ta chọn nguyên email cần backup (ở đây nếu các bạn chỉ muốn backup phần inbox hay sent thì các bạn xổ ra chọn phần đó).

Phần Archive items older than: chọn thời gian backup mail, từ thời gian được chọn trở về trước

Phần Archive file: Browse.. đến tên file .pst mà chúng ta đã tạo ở bước 2.

OK

Hiện Archiving... là quá trình archive diễn ra, đợi vài phút tùy theo dung lượng mail archive.

Muốn xem lại backup thì vào File >> Account Settings >> Data File >> Add file .pst vào.